Причины проблем, связанных со страховыми запасами.

Я хочу одного – другого

В подавляющем большинстве компаний, занятых производством или торговлей, в части управления запасами и закупками присутствует явление под названием “страховой запас”.

Распространённая проблема для многих таких компаний делится на 2 составляющих (часто параллельных или периодически сменяющих друг друга) части:

Формируются страховые запасы, но

• их либо не хватает,
• либо значительно увеличивается срок оборота запасов и возникают неликвиды.

Причины возникновения проблем:

• Некорректно формируется решение о формировании страхового запаса:
  • по срокам,
  • ассортименту,
  • объёму.
• Некорректно выбирается метод формирования страховых запасов.

В связи с этим явлением регулярно возникают вопросы:

• о целесообразности формирования и поддержания страховых запасов,
• об объёме страховых запасов,
• сроках формирования страховых запасов,
• пополнении страховых запасов – режим и график формирования и пополнения,
• о размещении страховых запасов – важно для сетевых компаний: особенно сети филиалов дистрибьюторской или оптовой компании.

Прежде чем принимать какое-либо решение нужно вспомнить некоторые особенности и свойства страховых запасов.

• Страховой запас – вероятностное явление, т.е. вы не знаете, когда он понадобится, в каком объёме и понадобится ли вообще.

Таким образом, понимание того, когда вы сможете “обналичить” страховой запас – превратить в деньги, вернуть инвестиции в него вложенные, – отсутствует.

• Не понятно, – принесёт ли прибыль страховой запас или вернёт ли вложенные средства, но затраты на его содержание и обслуживание уже начинают присутствовать.

Когда нужен страховой запас?

На вопрос “нужен ли страховой запас?” многие отвечают безапелляционно: “да нужен, но нужно только определить в каком объёме его формировать”.

Декарт говорил: “Я сомневаюсь, поэтому я мыслю, поэтому я существую”.

Поэтому безапелляционность ответа, мягко говоря, некорректна.

Сомневайтесь, что страховой запас нужен!

Основные проблемы, связанные со страховыми запасами.

Как мало нужно человеку многого!

Сомнение должно возникать как следствие свойств страховых запасов, вызывающих проблемы, связанные с ними.

• Формирование страховых запасов оказывает негативное влияние на оборачиваемость запасов в целом и, как следствие, – на потребность в увеличении оборотных средств.
• Страховые запасы увеличивают потребность в увеличении мощностей хранения и потери при хранении.

Как следствие, – рост затрат на хранение и содержание склада.

С другой стороны, отсутствие страховых запасов может привести к увеличению затрат и потерь компании от дефицита, например, при увеличении спроса или задержке поставки, возникновении проблем на производстве.

Практически как в поговорке: “куда ни кинь, – всюду клин”.

Причины формирования страховых запасов.

Тема Вашей диссертации “Влияние духовной музыки, исполняемой на духовых музыкальных инструментах на духовное развитие духовенства” напоминает мне расхожую фразу: “Нафига попу гармонь?”!

Для того, чтобы минимизировать совокупные затраты и потери необходимо понять зачем формируются страховые запасы.

Существует несколько групп рисков:

• Риски, связанные с неопределённостью в спросе: отклонения от плана продаж.
• Риски, связанные с неопределённостью в поставках.
• Риски, связанные с ошибками в распределении – для сетевых (имеющих торговые или производственные филиалы, для розничных сетей).

Каждая группа рисков имеет свой набор методов формирования страховых запасов.

Основной целью создания запасов готовой продукции, сырья и комплектующих материалов, запасных частей и т.п. является компенсация последствий непредвиденных отклонений спроса или опоздания или срыва поставок.

За свой опыт работы в закупках, снабжении и управлении коммерческой деятельностью, автор выработал подход, основанный на сомнении в необходимости страхового запаса к формированию страховых запасов.

Но о нём позже. Пока – о наиболее распространённых подходах к формированию и управлению страховыми запасами.

Подходы к формированию СЗ.

Со временем дыра в крыше была заделана перхотью рабочих, чесавших в затылке.

У любого специалиста хоть немного сомневающегося в необходимости формирования страховых запасов или, хотя бы, необходимости при формировании страховых запасов подхода “общим чохом”, возникает несколько ключевых вопросов:

• В каком объёме?
• Когда их “сложить” на складе?
• Пополнять ли страховые запасы и когда?
• Для сетевых компаний (с сетью филиалов или розничной сети) возникает вопрос о распределении страховых запасов, – где и в каком объёме хранить?

Наиболее частые подходы к выбору метода формирования СЗ.

Я сказал “автобус”, потому что у меня рот был открыт на букве “а”.

Ещё 1 часто возникающий вопрос уже у всех, а не только у сомневающихся:

• Какой метод, модель, формулу выбрать для расчёта страховых запасов?

Тут всё очень интересно.

Когда автор общается с коллегами и пытается понять, каким образом и для чего они формируют страховые запасы, его всегда интересует даже не сам метод, а логика или причины выбора используемого метода.

Самые частые ответы на вопрос “почему используете данный метод?”:

• А нам на семинаре рассказали.
• Я⁄мы его понимаем.
• Этот метод мне нравится.
• Ну, – это ж что-то из теории вероятности, как мне объяснили

Ну и многое тому подобное вплоть до “а он у нас в Положении⁄приказе директора прописан”.

Часто специалистов особенно подкупает “наукообразие” формулы⁄метода.

Выбор ассортимента формирования СЗ.

Во время кораблекрушения дети и женщины поссорились кто вначале.

• По каким товарам формировать страховые запасы?

Самый распространённый подход – по всему ассортименту или по “ходовым группам товара”.

Как принять решение по объёму СЗ и рассчитать их объём?

Работы много, а забить некому…

Автор не является сторонником безоговорочного формирования и поддержания страховых запасов.

Он всегда сомневается в необходимости страховых запасов и считает, что формировать и поддерживать СЗ нужно только в случае крайней нужды и только в том случае, если вероятность того, что он принесёт прибыль высока, и если возможная прибыль выше текущих затрат⁄потерь от их формирования и содержания.

Сомнения автора всегда начинаются с нескольких вопросов:

• Раз мы формируем страховой запас для покрытия рисков – есть ли риски, и какие по каждому конкретному товару?

Не по группе!

Ответ на этот вопрос позволяет выбрать оптимальный метод формирования страхового запаса и его объём.

• Выгодней ли содержание страхового запаса, чем его отсутствие?

Ответ на вопрос складывается из ответов на несколько вопросов:

• Насколько востребованный – “уходимый” товар?
• Насколько прибыльный товар?
• Насколько товар важен в ассортименте?
• В какой стадии жизненного цикла находится товар?
• Наличие роста⁄падения спроса на товар?

На каждый вопрос необходимо получить ответ именно по товару, а не по товарной группе или категории!

Ответы на все эти вопросы позволят определить, по каким товарам стоит формировать страховой запас?

Вот тебе, бабушка, вот тебе!

Всё очень просто: страховой запас формируется для товаров, по которым затраты⁄потери от дефицита выше, чем формирование и содержание страхового запаса.

Можно провести расчёт совокупных затрат и определить объём страхового запаса по каждому товару.

Можно, но это довольно трудозатратно, да и не всем хватит сил и квалификации.

Кроме того, необходимо учесть ещё и “сопутствующие” продажи, а это в совокупных затратах учесть сложно.

Как это сделать проще?

Необходимо провести анализ ассортимента по нескольким (не одному-двум) параметров.

Сразу необходимо отметить: для определения товаров, по которым целесообразно формирование страхового запаса недостаточно “простого” проведения ABC-анализа по обороту и⁄или прибыли.

При проведении такого анализа также необходимо провести анализ рисков, т.к. если страховой запас выгодней дефицита, но рисков нет или они минимальны и могут быть покрыты другими, более дешёвыми для компании методами, – формирование страхового запаса не является оптимальным.

Кстати, в повышении оборачиваемости запасов сильно помогает хотя бы определение товаров, по которым НЕ стоит формировать страховой запас.

Каким образом-методом его рассчитывать, и в каком объёме формировать?

Как выбрать метод формирования страхового запаса?

Если у тебя талант грузить вагоны, – не зарывай его, – бросай театр!

Тут всё просто: определяем риски, присущие данному товару при работе с данным поставщиком, определяем возможность понижения рисков.

Необходимо отметить, что снижение рисков зачастую решается организационными способами, например:

• Контролем более длинного участка цепи товародвижения.
• Использованием дополнительных или других, относительно используемых, методов подготовки информации к анализу и планированию.
• Выбором более корректной модели прогнозирования спроса.
• Выбором поставщика или перевозчика с минимальными отклонениями в сроках поставки.
• Вырабатывания условий (в контрактах с поставщиками), которые позволяют минимизировать риски отгрузки: своевременности либо ассортимента, номенклатуры.

И т.п. и т.д.

Определив наличие рисков, определяем наиболее вероятный размер этого риска, – в зависимости от цены ошибки и риска.

Также рекомендуется определить вероятные потери при превышении риском заложенного “целевого покрытия”.

Как рассчитать объём страховых запасов?

Сила любви измеряется в жёнах Ньютона.

Объём страховых запасов определяется исходя из:

• объёма наиболее вероятного риска и целевого покрытия этого риска.
• “цены ошибки” – размера и вероятности убытков и потерь компании от дефицита.

Здесь необходимо помнить, что страховой запас – величина динамическая и его объём в “высокий сезон”, “низкий сезон”, на входе и выходе в⁄из сезона будут отличаться.

Отсюда:

Методы расчёта СЗ, основанные на среднеквадратичном отклонении или на коэффициенте вариации часто являются некорректными, как минимум, – для рисков неопределённости спроса.

Да, ещё:

Прежде чем планировать продажи и формировать СЗ, неплохо было бы провести фильтрацию статистики товародвижения по дефициту и случайным выбросам.

Иначе СЗ будет значимо завышен или недостаточен – в зависимости от возникновения дефицита (out of stock) товара в процессе работы компании и отражения его в статистике.

Формирование страхового запаса в сети.

Управление товарными потоками имеет много общего с квантовой физикой: работает аналог принципа неопределённости Гейзенберга, работает аналог “парадокса ядерной физики”:

Суммарный страховой запас сети меньше, чем сумма страховых запасов, необходимых для субъектов сети.

Нередко в разы. Чем больше сеть, тем больше они отличаются.

Если помнить об этом и корректно выстроить систему пополнения запасов субъектов сети, – высокий уровень удовлетворения спроса можно обеспечивать при относительно невысоком общем запасе сети.

Каким образом/ в каком режиме пополнять и поддерживать страховой запас?

Страховой запас мало сформировать.

Его ещё необходимо пополнять, по мере использования.

Для компаний, у которых короткое плечо поставки и исполнения заказа эта проблема решается достаточно просто: они могут пополнять страховой запас “по убытию”.

Гораздо сложней компаниям, у которых период исполнения заказа длинный – более 2х недель: им приходится заказывать пополнение страхового запаса ДО его использования.

Существует несколько стратегий поддержания страхового запаса для покрытия рисков неопределённости в спросе при длинном плече исполнения заказа:

• Формирование СЗ на начало периода (месяца).
• Распределение в соответствии с принципами объёмно-календарного планирования – пропорционально распределению плана продаж.
• Пополнение СЗ дважды в месяц: к началу и середине месяца.

Для рисков неопределённости в поставках оптимальным является контроль в соответствии со статистикой отклонения в поставках.

Учитывая все эти моменты, и не ленясь периодически производить манипуляции по использованию инструментов анализа, можно поддерживать высокий уровень удовлетворения спроса при минимальных запасах, обеспечивая высокую оборачиваемость.